Термінове оцифрування трудових книжок на Валківщині

Зміни, запущені Законом України №1217-IX ще у 2021 році, виходять на фінішну пряму. Мета реформи — повністю перевести облік трудової діяльності в електронну форму (до Реєстру застрахованих осіб).  Як запевняють посадовці, електронна трудова книжка — це сучасний і безпечний цифровий аналог паперового документа. Вона унеможливлює ризик втрати даних через бойові дії чи пожежі, полегшує працевлаштування та дозволить у майбутньому оформити пенсію автоматично — без черг та відвідування сервісних центрів Пенсійного фонду України (ПФУ).

До кінця перехідного періоду залишилися лічені дні, тож жителям Валківської громади та місцевим роботодавцям варто поквапитися.

Строки передачі відомостей та черговість

Відповідно до законодавства, на оцифрування документів про трудову діяльність було виділено 5 років.

Важливо: роботу з оцифрування паперових трудових книжок необхідно повністю завершити до 10 червня 2026 року.

При цьому діє правило першочерговості. Поза чергою державні органи опрацьовують відомості про:

1.      Осіб, яким до виходу на пенсію за віком залишилося 2 і менше років.

2.      Трудову діяльність застрахованих осіб за періоди до 1 липня 2000 року.

Хто та як має подати документи до ПФУ

Подати відомості через вебпортал електронних послуг ПФУ можна двома способами:

·         У вигляді сканованих копій передбачених законом документів.

·         В оцифрованому вигляді — створити електронний запис в особистому кабінеті та прикріпити до нього кольорові скан-копії оригіналів документів.

Хто може це зробити?

·         Роботодавець (страхувальник) за своїх працівників.

·         Сам працівник (застрахована особа) самостійно через свій електронний кабінет за допомогою КЕП (кваліфікованого електронного підпису) або особисто в найближчому сервісному центрі ПФУ (зокрема, у Валках).

Перевірка даних та витяг з електронної трудової книжки

Відомості з паперової книжки передаються одноразово. Якщо документ уже успішно скановано, повторювати процедуру під час зміни роботи чи звільнення не потрібно — нові дані вносяться ПФУ автоматично через Об'єднану звітність роботодавця.

Щоб перевірити, чи оцифрована ваша книжка, або підтвердити стаж під час працевлаштування, необхідно сформувати Витяг з електронної трудової книжки через вебпортал ПФУ.

Зверніть увагу: Роботодавець може згенерувати такий запит щодо працівника лише тоді, коли сам працівник у своєму кабінеті надав офіційну згоду на отримання ЕТК цим роботодавцем.

Актуальні запитання та відповіді для жителів громади

1. Чи потрібно додавати накази під час сканування трудової?

У звичайних випадках — ні. Достатньо зробити якісні кольорові скан-копії всіх сторінок самої трудової книжки. Додаткові накази чи довідки долучаються лише за потреби працівника.

2. Де мають зберігатися паперові трудові книжки?

Вони мають зберігатися лише в працівника. Роботодавець не має права приймати їх на зберігання (навіть за заявою працівника) для тих, хто влаштувався після 10.06.2021. За зберігання трудових книжок таких працівників передбачено штраф у розмірі однієї мінімальної зарплати. Якщо книжка старого працівника ще лежить у роботодавця, її можна видати на руки за заявою на постійній основі.

3. Чи можна влаштуватися на роботу без паперової книжки?

Так, абсолютно. Згідно зі ст. 24 КЗпП, під час працевлаштування достатньо надати Відомості про трудову діяльність із реєстру застрахованих осіб. Запис до паперової книжки тепер вноситься виключно за бажанням та на вимогу самого працівника.

4. Що робити, якщо трудова книжка залишилася на окупованій території?

У такому разі працівнику оформлюється дублікат трудової книжки. Якщо згодом доступ до оригіналу буде відновлено, всі записи з дубліката перенесуть назад, а на дублікаті зроблять відмітку «Дублікат анульовано» та повернуть власнику.

5. ПФУ не приймає скан-копію мобілізованого працівника. Чому?

Якщо система під час подання копії видає помилку «особа не перебуває у трудових відносинах», це зазвичай пов'язано з тим, що роботодавець тривалий час не сплачує за таку особу ЄСВ (наприклад, під час мобілізації або відпустки для догляду за дитиною). У такій ситуації кадровики радять дочекатися повернення працівника.

Висновки

·         Електронна трудова — це вимога часу та надійний цифровий сейф для вашого стажу.

·         Крайній термін оцифрування для всіх підприємств та самостійних громадян — 10.06.2026.

·         Контролювати статус оцифрування найпростіше через онлайн-витяг на вебпорталі Пенсійного фонду.

Фото з вільного доступу